Il Documento Amministrativo Unico (DAU), utilizzato nelle formalità doganali, si applica a tutte le merci, indipendentemente dalla tipologia o dalla provenienza. Svolgendo un ruolo statistico vitale, deve essere presentato tramite l'apposito modulo ed è applicabile solo per le merci importate o esportate da paesi terzi. Con l’istituzione di uno spazio doganale comune da parte dell’UE, le consegne intracomunitarie comportano meno formalità.
Il SAD, introdotto dalla Convenzione sulla semplificazione delle formalità commerciali il 20 maggio 1987, ha sostituito altri sei documenti doganali. Inizialmente applicabile nella Comunità Economica Europea, è diventato obbligatorio in Polonia dall'11 aprile 1998. Il modulo è composto da 8 schede utilizzate in modo intercambiabile a seconda del tipo di procedura.
Il modulo DAU è reperibile sul sito web del Ministero delle Finanze nella sezione "Dogana" – "Moduli". Le dichiarazioni doganali, indipendentemente dalla procedura, vengono ora presentate esclusivamente in formato elettronico e firmate con una chiave sicura per la trasmissione dei dati. I moduli cartacei vengono utilizzati sporadicamente, soprattutto per le singole importazioni. È importante notare che non è più possibile compilare autonomamente il modulo SAD, poiché ora le agenzie doganali gestiscono il processo.
Presentare il documento DAU all'ufficio doganale competente per l'esportazione. L'ufficio è determinato dall'ubicazione del mittente o dal luogo in cui la merce è stata imballata o caricata per il trasporto. Il documento DAU riflette la dichiarazione doganale per lo sdoganamento finale, il calcolo dei dazi doganali e la registrazione degli obblighi IVA.
L'MRN è un codice univoco per tracciare e controllare le attività di trasporto, che serve come conferma della partenza delle merci da un paese specifico. Stampato come codice a barre, il documento MRN è allegato al documento TDT che accompagna le merci trasportate, accompagnando il trasporto dall'inizio alla fine.
Il documento MRN include dettagli quali informazioni su esportatore, destinatario e dichiarante, contrassegni di affiliazione, tipo di trasporto, luoghi di carico, informazioni di trasbordo, certificazione da parte delle autorità competenti, dettagli dei controlli condotti dalle autorità di uscita e di destinazione e identificazione del container.
L’emissione dell’MRN prevede più passaggi. Innanzitutto l'ufficio doganale riceve la dichiarazione doganale di esportazione, la controlla e la invia al dichiarante. Una volta esaminata positivamente, la presentazione viene accettata dall'ufficio doganale, che poi assegna l'MRN. Il richiedente riceve una conferma (IE-528), che significa l'accettazione della presentazione e l'MRN assegnato. Il numero viene registrato anche dall'ufficio doganale di uscita o di ingresso nel carnet TIR.
Il numero MRN è fondamentale nella procedura ECS, un sistema comunitario che facilita lo scambio elettronico delle dichiarazioni di esportazione tra gli uffici doganali dell'Unione Europea.
La digitalizzazione dei dati nei trasporti internazionali, assegnando un numero specifico a ciascuna attività di trasporto, consente un facile tracciamento. Utilizzare il sito web di follow-up delle esportazioni MRN, una piattaforma ufficiale del Consiglio europeo, che raccoglie dati dai sistemi IT dei singoli paesi e fornisce informazioni sul transito alle parti interessate. A causa del loro volume (oltre 3 milioni di operazioni al mese), i dati vengono conservati per 100 giorni prima della cancellazione.
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