Una delle spese maggiori per una società di trasporto è il carburante, quindi è bene farsi un’idea di come questa spesa venga gestita all’interno di un’impresa. Vediamo più da vicino alcune delle funzionalità chiave di un buon sistema telematico, che consentono di risparmiare sui costi operativi.
L’adozione di un sistema telematico è spesso motivata dall’esigenza di ridurre e ottimizzare i costi di gestione. La soluzione più efficiente in tal senso è combinare un sistema telematico ad altri software, per un’integrazione automatizzata che si traduce in minori costi amministrativi e una maggiore velocità generale dei processi interni. Vediamo più da vicino alcune delle funzionalità chiave di un buon sistema telematico.
Una delle spese maggiori per una società di trasporto è il carburante, quindi è bene farsi un’idea di come questa spesa venga gestita all’interno di un’impresa.
Una migliore gestione del veicolo può portare alla riduzione dei consumi di carburante. Lo stile di guida può essere analizzato per mezzo di applicazioni sofisticate quali PERFECTDRIVE o DRIVECHECK. Queste app sfruttano i dati diagnostici raccolti tramite un dispositivo FMS per esaminare un gran numero di parametri. Tra questi, ecco i principali 10 che vengono monitorati:
Questi valori formano una valutazione complessiva del conducente e possono aiutare a stabilire se un conducente sia in grado di usare il veicolo in maniera economica o se invece dovrebbe essere maggiormente informato in merito all’efficienza alla guida.
Una riduzione delle spese per il carburante può essere ottenuta anche mediante l’acquisto di carburante a prezzi più convenienti. La domanda è: come guidare i conducenti verso le stazioni di rifornimento più economiche? Ciò è possibile mediante la cosiddetta “indicazione di rifornimento”. Lo spedizioniere gestisce la lista delle stazioni di rifornimento disponibili e seleziona quelle migliori dal punto di vista della riduzione delle spese legate all’acquisto di carburante.
I clienti che utilizzano le carte carburante Eurowag possono servirsi dell’importazione automatica di registri di rifornimento. Si possono caricare sul sistema pressoché tutti gli storici dei rifornimenti, oltre ad altre spese relative a un dato veicolo. Ciò consente di avere una panoramica completa paragonabile ai dati FMS o a un dispositivo di misurazione esterno installato nel serbatoio di un veicolo. Il controllo carburante è uno strumento che consente di verificare che tutto il carburante acquistato venga introdotto nel serbatoio del veicolo oltre che il consumo complessivo di carburante.
Se temi un utilizzo del carburante improprio o sospetto, puoi monitorare in tempo reale la quantità di carburante presente in un serbatoio e all’occorrenza servirti del database “perdita di carburante sospetta”, che controlla i cali improvvisi dei livelli di carburante nel serbatoio.
Sono tante le mansioni da svolgere per assicurare una gestione efficiente della flotta. Dalla manutenzione dei veicoli all’addestramento dei conducenti, fino al controllo tecnico e delle date di scadenza dei kit di primo soccorso. Su Webdispecink, è possibile programmare le attività da completare entro un termine specifico o dopo aver soddisfatto un determinato parametro, p.es. un dato tempo di guida. Il sistema mostrerà automaticamente un promemoria per le attività in sospeso.
Il calcolo delle indennità di trasferta è un compito amministrativo piuttosto complesso. Essendo a conoscenza degli spostamenti di un veicolo nei singoli Paesi, è possibile calcolare le indennità in maniera del tutto automatica, senza alcun bisogno di comunicare con il conducente.
Grazie al monitoraggio dello stato del conducente, Webdispecink è in grado di calcolare il tempo di guida residuo. Questo può essere determinante per la selezione dei conducenti e per il calcolo del tempo di arrivo previsto.
Per il calcolo dei salari, è fondamentale sapere il numero di ore e di giorni di lavoro. È inoltre necessario sapere se un conducente ha lavorato di notte, in Paesi esteri e così via. Il foglio elettronico “Ore lavorate” offre ai dirigenti un resoconto preciso delle ore lavorate, di assenza ed emergenze.
Attenersi agli obblighi di frequenza di archiviazione del tachigrafo (ogni 90 giorni) e delle carte conducente (ogni 28 giorni) può essere difficile, soprattutto nel caso di lunghi intervalli tra il rientro in deposito di un veicolo e l’altro. Webdispecink offre un backup automatico dei file DDD ed ESM, a distanza e senza richiedere l’intervento del conducente o dello spedizioniere.
Durante la programmazione della spedizione delle merci, possono venirsi a creare diversi problemi in relazione alle informazioni di cui si dispone sui singoli spedizionieri (ossia nel caso in cui lavorino su turni) o sui conducenti (ossia la determinazione esatta dell’itinerario). Per aiutarlo in questo senso, il sistema Webdispecink consente all’utente di creare programmi dettagliati. Il sistema genera un programma completo, monitora il percorso, controlla e segnala eventuali deviazioni dei veicoli dai percorsi determinati, verifica la temperatura e altro. I dati sono accessibili a tutti gli spedizionieri se inviati tramite WD Fleet 3D, oltre che ai conducenti.
I conducenti non sono in diretto contatto con il resto dell’azienda. Pertanto, la comunicazione con essi avviene tramite chiamate, SMS ed e-mail. Una soluzione più efficiente è quella di fornire ai conducenti un tablet dotato di WD Fleet 3D, che offre funzionalità quali:
I sistemi telematici sono in grado di svolgere un gran numero di funzioni, ma talvolta la gran quantità di informazioni può essere difficile da elaborare. Webdispecink dispone di un’interfaccia API sofisticata, che consente il trasferimento dei dati ad altri software, quali:
